Inventário físico e controle do ativo imobilizado

O ativo imobilizado que ninguém consegue auditar

Em boa parte das empresas, o razão do imobilizado é uma camada de sedimento contábil: lançamentos de trinta anos, bens agrupados em um único registro, equipamentos vendidos que continuam ativos na contabilidade, plantas inteiras compradas como "lote" sem discriminação. A conta fecha no balanço, mas ninguém consegue apontar, no chão de fábrica, qual máquina corresponde a qual saldo.

O inventário físico resolve exatamente isso. Ele reconstrói o vínculo entre o bem que existe e o número que está registrado — e é essa amarração que sustenta depreciação correta, teste de recuperabilidade confiável, cobertura de seguro adequada e uma auditoria sem ressalvas.

Quando o inventário é necessário

• Ressalva ou recomendação de auditoria sobre a existência, a mensuração ou o controle do imobilizado.
• Adoção inicial de IFRS ou mudança de política contábil — necessidade de base analítica confiável antes de aplicar custo atribuído.
• Operações societárias — due diligence, fusões, cisões e alocação de preço de compra exigem inventário discriminado.
• Implantação ou migração de ERP — carga da base de ativos fixos em SAP, Oracle, TOTVS e similares.
• Seguros — apuração correta do valor em risco e eliminação de sub ou sobresseguro.
• Governança e compliance — controle patrimonial em empresas reguladas, do setor público e em concessões.

O que fazemos

• Levantamento físico e plaqueteamento — identificação de cada bem em campo com etiqueta durável (código de barras, QR ou RFID), coleta de fabricante, modelo, número de série, ano, localização, centro de custo e responsável.
• Conciliação físico-contábil — confronto entre a base levantada e o razão, com tratamento das quatro situações clássicas: bem com registro, bem sem registro, registro sem bem e registros agrupados que precisam ser abertos.
• Desmembramento de registros compostos — abertura de lotes e "verbas" em ativos individualizados, com rateio fundamentado.
• Definição de vida útil e taxa de depreciação por ativo, integrada ao serviço de revisão de vida útil.
• Teste de recuperabilidade — apoio à identificação de unidades geradoras de caixa e à aplicação do CPC 01 / IAS 36.
• Estruturação do controle permanente — política patrimonial, rotina de movimentação, baixa e transferência, e carga da base no ERP.
• Suporte a auditorias externas, inclusive Big Four, com papéis de trabalho e trilha de auditoria completa.

Metodologia

1. Diagnóstico inicial — análise do razão, da política contábil vigente e da estrutura de centros de custo; definição do nível de detalhe (unidade de controle) e do cronograma.
2. Preparação — definição do padrão de codificação e da etiqueta, montagem do formulário de coleta, treinamento das equipes e alinhamento com as áreas operacionais.
3. Coleta em campo — varredura por localidade com coletores eletrônicos, fotografia de cada bem relevante e registro de estado de conservação e situação de uso.
4. Conciliação — cruzamento automatizado e tratamento manual das exceções, com relatório de divergências por natureza e por valor.
5. Mensuração — quando contratada, avaliação a valor justo ou custo atribuído e definição de vida útil e valor residual por ativo.
6. Entrega e carga — base final em formato de importação para o ERP, política de controle patrimonial e reunião de apresentação com contabilidade e auditoria.

Entregáveis